FIBU///LIVE

Unsere Geschichte zur papierlosen online Buchhaltung
und die Erlebnisse zur Steuerprüfung seit 2006.

2,50 € pro Jahr für einen Kunden

Ursprünglich sind wir ein Versicherungsmakler Unternehmen und vermitteln über unsere selbst entwickelten Vergleichsrechner Versicherungen im Internet. Dieses Geschäftsmodell verfolgen wir schon seit 1997. In diesem Geschäft sind wir gezwungen so effektiv wie möglich zu arbeiten, weil Werbeausgaben und Einnahmen in einem schlechten Verhältnis stehen.
Unser Unternehmen ist ausschließlich darauf aufgebaut, mit Kleinstaufträgen Geld zu verdienen. Wenn man pro Jahr 2,50 € für die Verwaltung eines Versicherungsvertrages erhält und dem Kunden jederzeit zur Verfügung stehen muss, müssen die Vorgänge im Hintergrund sehr schlank sein.

Buchhaltung geht nicht besser

Ein Kostenfresser war die eigene Finanzbuchhaltung. Wir hatten schon 2006 etwa monatlich 80 Provisionsabrechnungen und etwa 250 Werbepartnerabrechnungen verarbeiten müssen. Diese Abrechnungen hatten teilweise bis zu 80 Blätter.
Zudem kam ein immer wachsendes Büro mit neuen Arbeitsplätzen und den üblichen Problemen, die ein Wachstum mit sich bringt, dazu.
Für mich war besonders wichtig, dass ich meine Einnahmen und vor allem Ausgaben sehr genau kontrollieren kann. Wie jeder Unternehmer wollte ich den gefürchteten “Ausgabenüberschuss” vermeiden.
Außerdem habe ich sehr viel Zeit damit verbracht Rechnungen zu suchen. Das begann mit Garantierechnungen für defekte Hardware, oder Finanzamt Bescheinigungen, die man nur verstand, wenn man mehrere Belege zusammen betrachtet.

Zeitfresser finden und eliminieren

Auch fiel es mir schwer, Provisionsabrechnungen zuverlässig den Bankbuchungen zuzuordnen. Vor allem dann, wenn Abrechnungen sich über Monate aufaddierten, war das Papieraufkommen enorm, weil ich Berge von Abrechnungen teilweise mehrere Monate bis zur Auszahlung zwischenlagern musste.
Die Erstellung von monatlich 250 Abrechnungen für Werbepartner und die Zuordnung zu den jeweiligen Bankbelegen mit den entsprechenden Papierdokumenten erzeugte monatlich neben zwei neuen Ordner an Buchhaltungsunterlagen auch immer ein paar graue Haare mehr.

Jeden Tag 4 neue Ordner mit Dokumenten!

Das ist allerdings nichts im Vergleich zu unserem Versicherungsgeschäft. Wenn wir hier noch mit Papier arbeiten würden, hätten wir im Jahr 2015 etwa 9000 Ordner mit Kundenunterlagen. Jeden Tag kämen 3-4 neue Ordner hinzu.

Alles begann mit einer Exceltabelle

Im Versicherungsbereich arbeiten wir schon seit 2002 papierlos! Damals habe ich mir eine eigene Kundenverwaltung über eine Exceltabelle erstellt, die dann die Dokumente per Link aufgerufen hat. Das war ziemlich einfach und schnell programmiert und hat mir eine extreme Zeitersparnis in der Verwaltung gebracht.
Diese Idee wollte ich nun 2006 auch in meiner Buchhaltung umsetzen. Ich schrieb mir eine Exceltabelle, in die ich aus meinem Online Banking Programm die Bankumsätze importieren konnte. Dann machte ich das Gleiche wie in meiner Versicherungsverwaltung und verknüpfte das jeweilige Dokument mit dieser Buchung.

Steuerberater war ziemlich enttäuscht

Jedes Dokument bekam eine laufende Nummer, die ich auf dem Blatt notierte und numerisch in einem Ordner abgeheftet habe.
Meinem Steuerberater gab ich am Monatsende diese Excel Tabelle mit den dazugehörigen PDF Belegen auf einem Stick und dieser konnte damit meine Buchhaltung erstellen. Papier war nicht mehr notwendig. Mein Steuerberater war allerdings etwas enttäuscht, weil sein großes Büro nun etwas an Berechtigung verlor. Er brauchte nur noch einen Monitor und einen PC um meine Buchhaltung zu erledigen. Auch wurden meine persönlichen Besuche bei ihm immer weniger.

Alte Probleme ade, neue Probleme juchee

Allerdings konnte ich nichts mehr verändern, wenn die Exceltabelle einmal beim Steuerberater war. Wir konnten ja nicht gleichzeitig an der Tabelle arbeiten, denn er saß ja einige Straßen weiter und es gab nun immer zwei Versionen dieser Buchhaltungstabelle. Seine Eingaben wurden nicht mit meiner Tabelle synchronisiert. Somit war mein Wunsch nach aktuellen Daten und Auswertungen in weite Ferne gerückt.

2007 war mein Leidensdruck so groß, dass wir aus der Excel Tabelle eine richtige Online Anwendung programmierten. Mithilfe von leistungsfähigen Datenbanken und modernen Webanwendungen waren uns hier nun keine Grenzen mehr gesetzt. Bankdaten importieren, Belege zuordnen, gleichzeitige Zugriffe und umfangreiche Protokollierungen waren schnell umgesetzt.

Macht Buchhaltung nur dem Spaß, der damit Geld verdient?

Buchhaltung machte auf einmal Spaß, alle Belege wurden gescannt oder direkt aus anderen Anwendungen in die Buchhaltung importiert. Die Suche nach einem Beleg war so einfach wie niemals zuvor. Das Schönste aber war, dass alle gleichzeitig auf das System zugreifen konnten. So konnte meine Innendienstkraft eine Provisionsabrechnung importieren und ich gleichzeitig meine Tankquittung einpflegen.

Wir beliefern doch keine Konkurrenten

Wir wollten dieses System niemals verkaufen, wurden aber von befreundeten Firmen immer wieder darauf angesprochen, denn zu diesem Zeitpunkt gab es so etwas überhaupt noch nicht im Markt. Eigentlich verstand auch niemand so richtig, was wir eigentlich machten.

Vor allem hatte ich Bedenken bei einer Steuerprüfung, denn dann hätte dieses neue System durchaus Probleme bereiten können.

Die Steuerprüferin schüttelte nur mit dem Kopf

Diese Steuerprüfung haben wir sehr zuverlässig alle drei Jahre im Haus. Man kann eigentlich die Uhr danach stellen.
Wir haben also einen Steuerprüfer Zugang eingerichtet, wo sie die Zeiträume sehen kann, die sie prüft und auch wurden nur gewisse Konten freigegeben.
Die Prüfung war angekündigt für eine Dauer von zwei Wochen. Wir stellten einen alten PC mit einem kleinen Monitor zur Verfügung und erklärten kurz die Suchmöglichkeiten in der Online Fibu.
Schon am ersten Tag zur Mittagszeit erkundigte ich mich, wie das Befinden der werten Dame ist. Die Begeisterung stand ihr förmlich ins Gesicht geschrieben und sie sagte mit einem Kopfschütteln: Wenn nur alle mit so einem System arbeiten würden, wäre das einfach fantastisch.

Steuerprüferin und Steuerpflichtiger sind sich einig

Ich, als Steuerpflichtiger musste keinerlei Belege heraussuchen. Sie konnte viel schneller arbeiten als bei anderen Firmen und sie war tatsächlich nach vier Tagen mit ihrer Arbeit fertig.
Sie denken jetzt bestimmt, dass Sie wahrscheinlich gar nicht wollen, dass die Steuerprüferin alle Ihre Belege einfach so sehen können, richtig? Merken Sie sich bitte Ihre Frage, ich komme später mit einer Antwort darauf zurück. Sie werden begeistert sein.

Die Versicherungen machen es wieder vor

Zwischenzeitlich entwickelte sich unsere Versicherungssoftware weiter und wir bauten eine Texterkennung von Dokumenten ein, wodurch diese fast vollautomatisch dem Kunden zugeordnet werden konnten. Das spart uns wertvolle Arbeitszeit und erhöht direkt meinen Gewinn bei unseren knappen Margen.

Jetzt stellte sich die Frage, ob man diese Texterkennung nicht auch in der Buchhaltung benutzen konnte. Schließlich benötigt man immer wieder die gleichen Daten, die allerdings immer an einer anderen Stelle im Dokument stehen.

Es wurde mit Zauberei experimentiert

Nach einigen Experimenten schafften wir es ziemlich zuverlässig alle benötigten Daten aus den Rechnungen zu extrahieren, egal ob sie als Papier eingehen oder direkt als PDF-Rechnung zugestellt werden. Die Ergebnisse waren so beeindruckend, dass es fast wie Zauberei aussahen.

Alles von vorn

Wir beschlossen also Ende 2013 unsere Buchhaltung noch einmal komplett neu zu programmieren, viele Funktionen aus dem bewährten Versicherungsbereich zu integrieren und vor allem die Texterkennung in den Vordergrund zu stellen.
Da uns die dazu benötigte Serverlandschaft und die Techniken aus unserem Versicherungsbereich schon zur Verfügung standen, hielten sich die Investitionen in Grenzen. Auch unser bisheriger Steuerfachwirt wechselte die Fronten und erkannte das Potenzial des Programms. Heute ist Herr René Fritzsch Teil unseres Projektes FIBULIVE.

Wenn wir noch mehr sparen wird es unheimlich

Im Februar 2015 stellten wir unsere eigene Buchhaltung auf FIBULIVE um.
Nach anfänglichen Problemen lief das System immer runder und wir sparen bei der Buchhaltung noch einmal etwa 30 % der Zeit gegenüber der alten online Buchhaltung.

Ab Ende 2015 steht das System nun auch anderen Unternehmen zur Verfügung. Allerdings werden wir aus Kapazitätsgründen nur begrenzt Werbung dafür machen, damit wir den aufkommenden Support auch zuverlässig abwickeln können.

Sympathie durch Offenheit?

Nun kennen Sie unsere Geschichte und die Entstehung unserer Software. Vielleicht konnten wir durch unsere offenen und ehrlichen Worte Ihr Vertrauen gewinnen? Wenn Sie auch einmal das Gefühl haben möchten, dass bestimmte Sachen richtig gut laufen, und wenn es nur die Buchhaltung ist, dann sind wir der richtige Partner für Sie.
Besuchen Sie unser Webinar und stellen Sie Ihre Buchhaltung auf papierlos um, damit Sie schon morgen sorgenfreier arbeiten können.