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FIBULIVE, eine GoBD-konforme Software

Die GoBD stellen besondere Anforderungen an eine Unternehmenssoftware. Cloud Systeme helfen Unternehmen, ihre Prozesse GoBD-konform auszurichten. Die folgende Checkliste zeigt, wie diese Anforderungen von FIBULIVE erfüllt werden.

Ordnungsmäßige Buchführung

Die GoBD traten am 01.01.2015 in Kraft. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Damit ist der Weg zum papierlosen Büro frei.

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Rechtzeitigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit sowie die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht müssen jederzeit gewährleistet sein. Das gilt für die Verarbeitung und Aufbewahrung der digitalen Unterlagen und Buchung. Laut dem BMF-Schreiben muss zugleich eine umfassende Verfahrensdokumentation alle Schritte, Techniken und handelnden Personen beschreiben.

Anwendungsbeschreibung FIBULIVE

FIBULIVE ist ein webbasierender digitaler/papierloser Buchhaltungsordner, der dem Anwender seine tägliche Arbeit schneller und einfacher erledigen läßt.
FIBULIVE ist weitaus mehr, als nur eine einfache Belegablage.
In FIBULIVE können Belege verbucht, Auswertungen erstellt, Rechnungen überwiesen werden. Über eine Volltextsuche können Belege schnell gefunden werden…

Für die Erstellung des Jahresabschlusses, egal ob Bilanz oder Einnahme-Überschuss-Rechnung müssen die Buchungsdaten aus der FIBULIVE dann in das Programm des Steuerberaters oder Buchhalters ausgegeben werden.

Checkliste für GoBD-konforme Unternehmenssoftware

Die folgende Checkliste zeigt, welche Anforderungen GoBD an eine Software stellt.

Sichere Aufbewahrung Die Datenspeicherung und Backups erfolgen auf dedizierten Servern in Deutschland (Rechenzentrum hetzner.de) unter deutschem Datenschutzrecht. Die digitalen Belege und Unterlagen bleiben über die gesamte Aufbewahrungsfrist und auch nach Vereinbarung länger gespeichert.
Unveränderbarkeit Ein einmal zugeordneter Beleg kann nicht mehr entfernt werden. Kassenbelege können nur am selben Tag gelöscht werden. Ansonsten bleibt der Beleg erhalten und wird mit einer vollständigen Änderungshistorie gespeichert.
Unverlierbarkeit Einmal hochgeladene Dokumente können nach einem Tag nicht mehr gelöscht oder verändert werden. Für weitere elektronische Informationen gibt es eine Änderungshistorie mit Mitarbeiter und Zeitstempel.
Vollständigkeit Ein oder mehrere Belege werden direkt zum Geschäftsvorfall hinterlegt. E-Mails und andere Dokumente, können ebenfalls als PDF hinterlegt werden.
Nachvollziehbarkeit Alle Verarbeitungen werden lückenlos mit Mitarbeiter und Zeitstempel in der Software an der Buchung protokolliert.
Auffindbarkeit Durch umfangreiche Suchmöglichkeiten, Filter und eine Volltextsuche über alle gespeicherten Dokumente kann jede Information gefunden werden.
Ordnung Unterlagen sind eindeutig mit einer Ordnungsnummer pro Dokument im System abgelegt. Fehlende Nummern (durch löschen von Belegen) können nur am gleichen Tag aufgefüllt werden.
Zeitgerechte Erfassung Sobald Belege vom Scanner, aus anderen Quellen oder vom Smartphone in FIBULIVE hochgeladen wurden, gelten sie als erfasst und werden mit einer fortlaufenden Ordnungsnummer versehen.
Zeitgerechte Buchung Durch automatische Filter und Kontierungsassistenten können Buchungen schneller bewältigt werden. Bei Ausfall eines Mitarbeiters kann die Arbeit eine Vertretung mit passenden Zugriffsrechten übernehmen.
Tägliche Kassenführung Nach dem Hochladen eines Kassen-Beleges wird automatisch eine Buchung erstellt. Dieser Buchung wird der buchungsbegründende Beleg unmittelbar zugeordnet. Das Importdatum wird Bestandteil der Buchung. So wird eine zeitnahe Kassenführung erzwungen.
Jederzeitige Kassensturzfähigkeit Der Sollbestand der Kasse ist im Kassenbuch jederzeit einsehbar.
Maschinelle Auswertbarkeit Umfassende Berichtsfunktionen geben in Echtzeit Auswertungen zur Buchhaltung. Zusätzlich gibt es eine Reihe von Exportschnittstellen.
Datenzugriff der Finanzbehörde Im Falle einer Steuerprüfung erhält die Finanzverwaltung Datenzugriff zum Originalsystem, was die Prüfung enorm erleichtert, da zu jeder Buchung direkt die Belege eingesehen werden können. Ein GDPdU-Export steht über das angeschlossene Finanzbuchhaltungsprogramm zur Verfügung.
Festschreibung von Buchungen Buchungen können nach Monatsabschluss festgeschrieben werden. Im Nachgang können keine weiteren Änderungen an den Buchungen vorgenommen werden.
Verfahrensdokumentation Die von den GoBD geforderte Verfahrensdokumentation wird von Seiten FIBULIVE durch vielseitige Workflows, z.B. ein Zugangs- und Rechtesystem, ein Kontrollsystem, ein Backupsystem und die Protokollierung aller Änderungen unterstützt.

Eine Muster Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen finden Sie hier:
http://www.awv-net.de/themen/fachergebnisse/musterverfahrensdoku/index.html

Wenn Sie mit unserem FIBULIVE System arbeiten dann können wir Ihnen helfen, die geforderte Verfahrensdokumentation nach den Regelungen der GoBD zu erstellen.

Die Preise richten sich nach Aufwand und Umfang der Arbeiten.