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Verfahrensverzeichnis

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 14.11.2014 ein Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ verfasst und folgende Dinge seit dem 01.01.2015 geregelt.

• Rechnungs-Dateien:
  elektronisch eingehende Rechnungen müssen in diesem Format gespeichert und unveränderlich archiviert werden. Eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform ist nicht zulässig (vgl. TZ 119*)
  
  
• Schutz
  elektronische Belege müssen gegen Verlust geschützt werden (vgl. TZ 67*)
  
  
• Scannen
  Papierrechnungen dürfen nach dem einscannen weiterverarbeitet werden, wenn die Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist (vgl. TZ 141*)
  
  
• Verbuchen
  alle Ein- und Ausgangsrechnungen sind zeitnah (in der Regel innerhalb von 10 Tagen) zu verbuchen (vgl. TZ 47*)
  
  
• geordnetes Ablagesystem:
  auch elektronische Belege müssen nach einem festen System geordnet sein und unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (vgl. TZ 54*)
  
  
• Verfahrensdokumentation:
  Alle Unternehmen, die eine elektronische Verarbeitung ihrer Belege vornehmen, müssen dies in einer Dokumentation aufzeichnen und erläutern. (vgl. TZ 154*)
  Diese werden sicherlich bei Betriebsprüfungen vorzulegen sein. Die Verfahrensdokumentation hat folgende Punkte zu enthalten:
  • Aufzeichnungen zum internen Kontrollsystem
  • Konzept der Datensicherung
  • Abkürzungsverzeichnis in der Finanzbuchhaltung
  • Dokumentation von System- und Verfahrensänderungen
  • eingesetzte Software

(Angaben in Klammern beziehen sich auf die Textziffern des BMF-Schreibens vom 14.11.2014)

Wenn Sie mit unserem FIBULIVE System arbeiten dann können wir Ihnen helfen, die geforderte Verfahrensdokumentation nach den Regelungen der GoBD zu erstellen.

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